Home / Bagian Organisasi & Administrasi / Profil Bagian Organisasi dan Administrasi

Profil Bagian Organisasi dan Administrasi

Number of View: 0

Pasal 21

Bagian Organisasi dan Administrasi

Bagian 1

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Bagian

Tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi sebagai berikut:

  1. Memimpin Bagian Organisasi dan Administrasi GPM dalam koordinasi terpadu Sekretaris Umum dan Wakil Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  2. Merancang Pedoman Tata Laksana Sinode GPM yang terdiri dari:
  3. Pedoman Tata Laksana Organisasi Sinode GPM
  4. Pedoman Tugas dan Fungsi Pegawai Organik Lingkup Kantor Sinode GPM
  5. Pedoman Tata Laksana Persuratan
  6. Pedoman Tata Laksana Kearsipan dan Ekspedisi
  7. Mengevaluasi efektifitas dan efisiensi pengelolaan organisasi GPM lingkup kantor Sinode, Klasis dan Jemaat
  8. Dalam hal tugas pokok dan fungsi sebagaimana disebutkan dalam ayat (3) di atas, Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi berhubungan langsung dengan Sekretaris Klasis dan Jemaat
  9. Mengkoordinir proses pembuatan surat internal, surat keluar dan ekspedisinya
  10. Menerima dan membalas surat masuk dari berbagai pihak, di dalam maupun dari luar organisasi gereja dan mempersiapkan lembar disposisinya
  11. Bersama dengan Sekretaris Umum MPH Sinode GPM, mengelola korespondensi surat elektronik (email)
  12. Memeriksa proses disposisi dan memperoleh laporan hasil disposisi sebuah surat
  13. Menerbitkan serta mengontrol masing-masing :
  14. Surat Perintah Perjalanan Dinas, yang selanjutnya ditandatangani oleh Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  15. Surat Ijin Jalan, yang selanjutnya ditandatangani oleh Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  16. Surat Rekomendasi sebuah proposal dana gereja dari Klasis dan Jemaat, dan rekomendasi lain terkait pegawai organik GPM, yang selanjutnya ditandatangani oleh Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  17. Surat Rekomendasi yang menyatakan tentang perihal personil Pegawai Organik GPM, seperti Rekomendasi Study Lanjut
  18. Surat Keterangan Keanggotaan GPM kepada warga Jemaat yang memiliki urusan khusus dan terkait dengan surat tersebut
  19. Mengecek dan melaporkan keberadaan pegawai organik yang menerima SPPD dan SIJ kepada Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  20. Menerima laporan proposal dana gereja dan mempertimbangkan penerbitan perpanjangan dan/atau penghentiannya, dan melaporkan kepada Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  21. Melaporkan secara berkala segala urusan persuratan kepada Wakil Sekretaris Umum dalam rapat berkala
  22. Bersama Sekretaris Umum dan Wakil Sekretaris Umum melakukan evaluasi organisasi dan administrasi Sinode GPM
  23. Bersama Sekretaris Umum dan Wakil Sekretaris Umum melakukan upaya pengembangan organisasi dan administrasi Sinode GPM
  24. Mendampingi Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum, dan/atau Departemen dalam pelaksanaan tugas gereja di Klasis-klasis atau Jemaat-jemaat
  25. Memimpin rapat internal Bagian dan mengambil bagian dalam rapat berkala

 

Bagian 2

Sub Bagian Pengembangan Organisasi

Tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Pengembangan Organisasi sebagai berikut:

  1. Bersama Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi menyelenggarakan pembinaan organisasi GPM
  2. Bersama Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi merancang Pedoman Tata Laksana Organisasi Sinode GPM
  3. Membagi dan memberi arahan tugas kepada pegawai Organik Lingkup Sinode GPM
  4. Bersama Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi mengevaluasi efektifitas dan efisiensi pengelolaan organisasi GPM lingkup kantor Sinode
  5. Meneliti alur pengelolaan organisasi internal kantor sinode dan menyampaikan hasilnya kepada Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi
  6. Memegang dan mengendalikan buku presensi pegawai sebagai bagian dari tata kelola organisasi internal kantor sinode
  7. Menghadiri rapat internal Bidang dan Rapat Berkala

Bagian 3

Sub Bagian Administrasi dan Persuratan

Tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Administrasi dan Persuratan sebagai berikut:

  1. Bersama Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi menyelenggarakan urusan surat-menyurat, meliputi surat masuk, surat keluar, SPPD, SIJ, Rekomendasi Gereja
  2. Bersama Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi merancang Pedoman Tata Laksana Persuratan GPM
  3. Menerima surat masuk dan memproses lembar disposisi guna diajukan kepada Kepala Bagian dan dilanjutkan ke Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  4. Dalam hal sebuah Surat Keputusan terkait kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, SK Penempatan, SK Mutasi dan Rotasi Pegawai Organik, SK Pengangkatan dalam jabatan, SK perpanjangan masa pensiun, melanjutkan prosesnya ke Kepala Bagian Pembinaan Personalia
  5. Meneliti dan mengeluarkan Nota Belanja urusan kerumahtanggaan dan administrasi guna diajukan kepada Kepala Bagian untuk selanjutnya diperiksa oleh Wakil Sekretaris Umum dan Kepala Bagian Keuangan guna penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) oleh Sekretaris Umum MPH Sinode GPM
  6. Meneliti dan memimpin alur pengelolaan surat masuk keluar dan melaporkannya kepada Kepala Bagian sesuai catatan pada Buku Ekspedisi
  7. Menyimpan surat-surat penting yang masih dalam proses penanganan, termasuk laporan pelanggaran disiplin gereja seorang pegawai organik, dan/atau pengaduan jemaat, atau surat tembusan dari Jemaat ke Klasis dan/atau badan lainnya di luar gereja
  8. Memusnahkan surat-surat gerejawi yang telah 10 tahun masa penerbitannya
  9. Sebelum tindakan pada ayat (7) dilakukan, menyimpan surat-surat gerejawi tersebut dalam bentuk microfilm, scan, dan/atau laminating
  10. Menghadiri rapat internal Bidang dan Rapat Berkala

  

Bagian 4

Sub Bagian Kearsipan

Tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Kearsipan sebagai berikut:

  1. Bersama Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi menyelenggarakan urusan penyimpanan surat-surat yang diterbitkan Sinode GPM, dan/atau surat masuk yang dipandang penting atau masih dalam proses penanganan
  2. Bersama Kepala Bagian Organisasi dan Administrasi merancang Pedoman Tata Kearsipan GPM
  3. Menerima surat-surat penting untuk diarsipkan, termasuk surat-surat gerejawi yang telah 10 tahun masa penerbitannya
  4. Sebelum tindakan pada ayat (3) dilakukan, menyimpan surat-surat gerejawi tersebut dalam bentuk microfilm, scan, dan/atau laminating
  5. Bersama Kepala Bagian Penataan dan Pengembangan Informasi, Dokumentasi dan Komunikasi mengelola penyimpanan surat-surat penting gereja
  6. Mengkoordinasi proses penyiaran dan/atau pemberitahuan atau informasi publik GPM melalui media massa cetak maupun elektronik
  7. Menghadiri rapat internal Bidang dan Rapat Berkala

 

429 total views, 1 views today